ว่าด้วย การรับจ่าย และการเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2544

******************

อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด  ข้อ 19, ข้อ 20, และข้อ 21 ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ครั้งที่ 8/2544 เมื่อวันที่ 27 มิถุนายน พ.ศ. 2544  มีมติให้แก้ไขระเบียบว่าด้วยการรับจ่าย และการเก็บรักษาเงิน  พ.ศ. 2540  ดังต่อไปนี้

ข้อ 1.  ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด ว่าด้วยการรับจ่ายและเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2544”

ข้อ 2.  ระเบียบนี้มีผลบังคับใช้ ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2544  เป็นต้นไป

ข้อ 3.  ให้ยกเลิก “ระเบียบว่าด้วยการรับจ่ายและการเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2540”

ข้อ 4.  บรรดาระเบียบ ประกาศ คำสั่ง หรือมติหรือข้อตกลงอื่นใด ในส่วนที่กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ ซึ่งขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้  ให้ใช้ระเบียบนี้แทน

ข้อ 5.  ในระเบียบนี้

       “สหกรณ์”  หมายถึง  สหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “ประธานกรรมการ”  หมายถึง  ประธานกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “รองประธานกรรมการ” หมายถึง รองประธานกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “คณะกรรมการ”  หมายถึง  คณะกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “กรรมการ”  หมายถึง  กรรมการดำเนิน การสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “ผู้จัดการ”  หมายถึง  ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด

       “เจ้าหน้าที่การเงิน”  หมายถึง  เจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ที่ได้รับมอบหายให้ทำหน้าที่รับผิดชอบในการรับจ่ายและเก็บรักษาเงินของสหกรณ์

       “เงินสดในมือ”  หมายถึง  เงินสดที่เป็นธนบัตรและเหรียญกษาปณ์ ซึ่งทางสหกรณ์เก็บรักษาไว้ที่สำนักงานสหกรณ์เพื่อใช้จ่ายหมุนเวียนในทางธุรกิจของสหกรณ์

       “เอกสารทางการเงิน”  หมายถึง  เช็ค  ธนาณัติ  ตั๋วแลกเงิน  ตั๋วแลกเงินไปรษณีย์หรือตั๋วสัญญาใช้เงิน

ข้อ 6.  สหกรณ์เปิดรับจ่ายตั้งแต่เวลา 08.30 ถึง 15.00 นาฬิกา ทุกวัน เว้นวันหยุดธนาคาร

ข้อ 7.  ให้ผู้จัดการเป็นผู้รับผิดชอบในการรับจ่าย  และเก็บรักษาเงินของสหกรณ์

ข้อ 8.  ในกรณีที่ยังไม่มีผู้จัดการหรือผู้จัดการไม่อยู่  หรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ตามข้อ 7  ได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งกรรมการหรือเจ้าหน้าที่การเงิน  หรือเจ้าหน้าที่ผู้หนึ่งผู้ใดที่เห็นสมควรซึ่งไม่ได้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานบัญชีเป็นผู้ปฏิบัติหน้าที่ตามข้อ 7 แทน  โดยอยู่ในความรับผิดชอบของคณะกรรมการ

ข้อ 9.  การรับจ่ายเงิน  จะต้องจัดให้มีเอกสารหลักฐานใบสำคัญประกอบครบถ้วนและจะต้องบันทึกรายการในสมุดบัญชีของสหกรณ์ทุกครั้งทันทีที่เกิดรายการขึ้น  และผู้จัดการจะต้องตรวจสอบให้ถูกต้องเป็นประจำวัน

ข้อ 10.  ห้ามมิให้เจ้าหน้าที่และลูกจ้างสหกรณ์  เป็นผู้รับมอบอำนาจในการรับเงินแทนสมาชิกสหกรณ์  และลงลายมือชื่อในหลักฐานอื่น ๆ  เกี่ยวกับการเงินแทนสมาชิก

หมวด 1

ใบเสร็จรับเงิน

ข้อ 11.  ใบเสร็จรับเงิน ให้ใช้ตามแบบที่สหกรณ์กำหนด โดยมีสำเนาอย่างน้อย 1 ฉบับ เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและบันทึกบัญชี

ข้อ 12.  ใบเสร็จรับเงิน ให้มีหมายเลขกำกับเล่มและหมายเลขกำกับใบเสร็จรับเงินเรียงตามลำดับกันไปทุกฉบับ ให้สหกรณ์จัดทำทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงินไว้  เพื่อให้ทราบและตรวจสอบได้ว่าได้จัดพิมพ์ขึ้นตามจำนวนเท่าใด ได้จ่ายใบเสร็จรับเงินเล่มใด  หมายเลขใดถึงหมายเลขใด ให้เจ้าหน้าที่ผู้ใดไปใช้เมื่อไร

ข้อ 13.  ใบเสร็จรับเงิน ห้ามขูดลบ แก้ไขเพิ่มเติม จำนวนเงินหรือชื่อผู้รับเงิน หากใบเสร็จรับเงินฉบับใดลงรายการเงินผิดพลาด  ก็ให้ขีดฆ่าจำนวนเงินและเขียนใหม่ทั้งจำนวนแล้วให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อกำกับ หรือขีดฆ่ายกเลิกใบเสร็จรับเงินนั้นทั้งฉบับแล้วออกฉบับใหม่ให้แทน

สำหรับใบเสร็จรับเงินที่ยกเลิก  ให้ขีดฆ่าและเขียนเหตุผลพร้อมกับลงชื่อกำกับไว้และให้เย็บติดไว้ในเล่ม  โดยมีสำเนาอยู่ครบทุกฉบับพร้อมต้นฉบับ

ข้อ 14.  ให้สหกรณ์เก็บรักษาสำเนาใบเสร็จรับเงิน ซึ่งผู้สอบบัญชียังมิได้ตรวจสอบไว้ในที่ปลอดภัย อย่าให้สูญหายและเมื่อได้ตรวจสอบแล้วก็ให้เก็บไว้อย่างเอกสารธรรมดาก็ได้

ข้อ  15. ให้คณะกรรมการมอบหมายให้กรรมการคนใดคนหนึ่ง หรือเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ทำหน้าที่ควบคุมการจัดเก็บรักษาใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ และเล่มที่ยังใช้ไม่หมดไว้ในที่มั่นคงปลอดภัย

ข้อ 16.  ทุกงวด 3 เดือน และเมื่อสิ้นปีทางบัญชีของสหกรณ์ให้คณะกรรมการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการขึ้นทำการตรวจนับใบเสร็จรับเงินทั้งที่ใช้แล้วและที่ยังคงเหลือให้เป็นการถูกต้องโดยจัดทำหลักฐานการตรวจนับไว้ด้วย

หมวด 2

การรับเงิน

ข้อ 17.  สหกรณ์ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน โดยปกติให้ใช้ใบเสร็จรับเงินเล่มเดียวกันในการรับเงินทุกประการ  เว้นแต่เงินประเภทใดที่มีการรับชำระเป็นประจำและมีจำนวนมากมาย จะแยกใบเสร็จรับเงินเล่มหนึ่งสำหรับการรับชำระเงินประเภทนั้น ๆ ก็ได้

ข้อ 18.  การรับเงินของสหกรณ์ให้รับเป็นเงินสด แต่ถ้าเป็นกรณีที่จำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อสหกรณ์ ก็อาจรับเป็นเอกสารการเงิน เช่น ธนาณัติ หรือตั๋วแลกเงินไปรษณีย์ หรือเช็ค หรือตั๋วแลกเงินหรือตั๋วสัญญาใช้เงิน ก็ได้

ข้อ 19.  ในกรณีจำเป็นที่ต้องรับเช็ค หรือตั๋วสัญญาใช้เงิน จะต้องเป็นเช็คหรือตั๋วใช้เงินที่ธนาคารรับรอง

ในกรณีที่เป็นเช็คที่ไม่สามารถให้ธนาคารรับรองได้  จะต้องเป็นเช็คที่สั่งจ่ายเงินในวันออกเช็คและคณะกรรมการได้พิจารณาเห็นแล้วว่าผู้สั่งจ่ายเช็คเป็นบุคคลที่เชื่อถือได้

ข้อ 20. ในกรณีที่มีการรับเช็คตามข้อ 19 ใบเสร็จรับเงินที่สหกรณ์ออกให้แก่ผู้จ่ายเช็คให้ระบุว่าเป็นเช็คของธนาคารใด เลขที่เท่าใด และลงวันที่เท่าใด ทั้งให้กำหนดเงื่อนไขไว้ในใบเสร็จรับเงินว่า .”ใบเสร็จรับเงินนี้จะสมบูรณ์ต่อเมื่อได้รับเงินตามเช็คนั้นแล้ว” และให้จัดทำทะเบียนรับเช็คเพื่อบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็คดังกล่าวเพื่อการควบคุมและตรวจสอบด้วย เช็คที่ถึงกำหนด ให้นำฝากธนาคารทันที

ข้อ 21.  เงินสดและเอกสารการเงินที่สหกรณ์ได้รับในแต่ละวันตามข้อ 17 ให้นำฝากธนาคารเมื่อสิ้นเวลา รับจ่ายเงินในวันนั้น เว้นแต่เอกสารการเงินประเภทที่ต้องนำไปขึ้นเงินสดก่อน ก็ให้ดำเนินการได้ทันที

ในกรณีที่ไม่สามารถนำฝากธนาคารได้ทันวันนั้น  ให้บันทึกเหตุผลไว้ในสมุดบัญชีเงินสดและแจ้งให้ประธานกรรมการหรือกรรมการผู้ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการเพื่อทราบ  และให้รีบนำเข้าฝากธนาคารในเวลาเริ่มทำการของวันทำการถัดไปทันที

เงินสดและเอกสารการเงินซึ่งไม่อาจนำฝากธนาคารได้ทันในวันนั้น  ให้เก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัยของสหกรณ์หรือในที่มั่นคงปลอดภัย

ข้อ 22.  กรณีนำเงินฝากธนาคารมีจำนวนมาก หรือกรณีที่เห็นว่าจะไม่ปลอดภัยแก่เงินที่จะฝากธนาคาร ให้คณะกรรมการพิจารณาแต่งตั้งให้กรรมการคนใดคนหนึ่งร่วมกับผู้จัดการควบคุมเงินไปธนาคารและหรืออาจจัดให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยด้วยก็ได้

หมวด 3

การจ่ายเงิน

ข้อ 23.  การจ่ายเงิน ให้จ่ายเฉพาะเพื่อกิจการภายในขอบเขตวัตถุประสงค์ของสหกรณ์และเป็นไปโดยถูกต้องตามระเบียบและข้อบังคับของสหกรณ์

ข้อ 24.  การจ่ายเงินทุกครั้ง ต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ถูกต้องสมบูรณ์เก็บไว้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

ข้อ 25.  หลักฐานการจ่าย นอกจากใบเสร็จรับเงิน ซึ่งผู้รับเงินออกให้แก่สหกรณ์ให้ใช้ตามแบบที่สหกรณ์กำหนด

ข้อ 26.  หลักฐานการจ่าย ที่เป็นใบเสร็จรับเงินซึ่งผู้รับเงินออกให้แก่สหกรณ์อย่างน้อยจะต้องมีรายการดังต่อไปนี้

            ก.  ชื่อ  สถานที่อยู่  หรือที่ทำการของผู้รับเงิน

            ข.  วัน  เดือน  ปี  ที่รับเงิน

            ค.  รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร

            ง.  จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร

            จ.  ลายมือชื่อของผู้รับเงิน

ข้อ 27.  ให้เจ้าหน้าที่การเงินประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” และลงลายมือชื่อกำกับการจ่ายพร้อมวัน เดือน ปี ไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินทุกฉบับเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ

ข้อ 28.  การจ่ายเงินของสหกรณ์ให้กระทำดังนี้

            28.1  การจ่ายเงินเป็นจำนวนไม่มาก  และต้องจ่ายเป็นประจำ  เช่น เงินเดือน  ค่าเบี้ยเลี้ยงของคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์  ค่าสื่อสาร  ค่าขนส่ง  ค่าไฟฟ้า  ค่าน้ำ  ประปา  และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด  เป็นต้น  ให้จ่ายจากเงินสดในมือ

            28.2  การจ่ายเงินเป็นจำนวนมากให้แก่สมาชิกหรือกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ของสหกรณ์ หรือการจ่ายเงินของสหกรณ์ในทางธุรกิจอื่น ๆ  ให้จ่ายเป็นเช็ค  ยกเว้นถ้าผู้รับเงินประสงค์จะให้จ่ายเป็นเงินสดหรือในกรณีที่สหกรณ์ไม่สามารถจ่ายเงินเป็นเช็คได้  ก็ให้จ่ายเป็นเงินสดโดยได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการ

ข้อ 29.  ก่อนการจ่ายเงินทุกครั้ง ผู้มีหน้าที่จ่ายต้องตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และใบสำคัญประกอบการจ่ายเงินให้ถูกต้องเรียบร้อย และต้องมีผู้อนุมัติให้จ่ายเงินได้จึงจ่ายเงิน และเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับเงิน หรือให้ผู้รับเงินลงนามไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินของสหกรณ์ทุกครั้ง

ข้อ 30.  การจ่ายเงินให้แก่ผู้มีสิทธิรับเงิน ในกรณีที่ไม่รู้จักตัวผู้ขอรับเงิน ต้องให้บุคคลอื่นที่เชื่อถือได้ลงลายมือชื่อรับรอง หรือนำหลักฐาน เช่น บัตรประจำตัวแสดงประกอบการรับเงินด้วย

            ข้อ 31.  การจ่ายเช็คตามที่กำหนดไว้ในข้อ 28 ให้สั่งจ่ายในนามบุคคลหรือหน่วยงานผู้รับเงินโดยขีดฆ่าคำว่า “ผู้ถือ” ออก

            ข้อ 32.  การจ่ายเช็ค ต้องมีใบสำคัญจ่ายเช็ค ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับวันที่จ่ายเช็คเลขที่เช็ค ชื่อธนาคาร วัตถุประสงค์ในการจ่ายเงิน ชื่อผู้รับเช็คและจำนวนเงิน พร้อมทั้งลงชื่อผู้จัดทำเอกสารและผู้อนุมัติไว้เป็นหลักฐาน ทั้งนี้ สหกรณ์จะต้องจัดให้มีทะเบียนจ่ายเช็คบันทึกรายละเอียดข้างต้นเพื่อควบคุมและตรวจสอบด้วย

เช็คที่มีการลงชื่อสั่งจ่ายเรียบร้อยแล้ว  แต่ยังไม่มีผู้มารับ  ให้เก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย  และติดต่อให้ผู้รับมารับไปโดยเร็วที่สุด

ข้อ 33.  กรณียกเลิกการจ่ายเช็ครายการใด ให้ผู้มีหน้าที่จ่ายประทับตรา “ยกเลิก” ในเอกสารที่ยกเลิกทุกฉบับส่วนเช็คที่ยกเลิกให้เย็บติดกับต้นขั้วและประทับตรา “ยกเลิก”  พร้อมบันทึกเหตุผลที่ยกเลิกและลงลายมือชื่อผู้รับผิดชอบกำกับไว้ด้วย

ข้อ 34.  ในการถอนเงินจากธนาคารหรือแหล่งฝากเงินอื่น ๆ เพื่อนำมาใช้จ่ายในธุรกิจของสหกรณ์ ให้ผู้จัดการหรือผู้ทำหน้าที่แทนทำบันทึกขออนุมัติถอนเงินโดยชี้แจงเหตุผลต่อประธานกรรมการหรือรองประธานกรรมการหรือกรรมการผู้ที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการ ให้เป็นผู้มีอำนาจอนุมัติการถอนเงิน พร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ และเอกสารการถอนเงิน เพื่อประกอบการพิจารณาด้วย

หมวด 4

การเก็บรักษาเงินและเอกสาร

ข้อ 35.  เมื่อสิ้นวันทำการตามข้อ 6  ให้ผู้จัดการหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนตามข้อ 8  ตรวจสอบรายการเงินสดในสมุดบัญชีเปรียบเทียบกับตัวเงินสดในมือเป็นประจำทุกวัน  เมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันแล้วให้ลงลายมือชื่อกำกับไว้ในสมุดบัญชีด้วย

ข้อ 36.  เงินสดและเอกสารการเงินที่สหกรณ์จะต้องเก็บรักษาไว้ในมือแต่ละวันต้องไม่เกินห้าหมื่นบาท  และให้เก็บรักษาไว้ในตู้นิรภัยของสหกรณ์หรือในที่มั่นคงปลอดภัย  โดยอยู่ในความรับผิดชอบของผู้จัดการ

ข้อ 37.  ให้เก็บรักษาสมุดบัญชีเงินฝากของสหกรณ์ทุกเล่ม  สมุดบัญชี   ทะเบียนและเอกสารเกี่ยวกับการเงินในตู้นิรภัย  และหรือในที่มั่นคงปลอดภัย  โดยอยู่ในความรับผิดชอบของผู้จัดการ

ข้อ 38.  ให้คณะกรรมการมอบหมายให้ประธานกรรมการ  หรือรองประธานกรรมการ  หรือกรรมการคนใดคนหนึ่งทำการตรวจสอบเป็นครั้งคราวเกี่ยวกับเงินสดคงเหลือและเอกสารการเงินอื่น ๆ ให้ถูกต้อง

ข้อ 39.  ให้ผู้จัดการ  จัดให้มีการทำบัญชีรับจ่าย  งบทดลอง  งบสอบยอดเงินฝากธนาคาร (กรณีเงินในบัญชีของสหกรณ์ และหลักฐานของธนาคารไม่ตรงกัน)  รวมทั้งสรุปเกี่ยวกับการรับจ่ายเงินเสนอต่อที่ประชุมคณะกรรมการเป็นประจำทุกเดือน

ข้อ 40.  ในกรณีที่มีปัญหาในทางปฏิบัติตามระเบียบนี้  ให้คณะกรรมการเป็นผู้วินิจฉัย  คำวินิจฉัยของคณะกรรมการให้เด็ดขาด

                        ประกาศ  ณ  วันที่  25  ธันวาคม  พ.ศ. 2544