ว่าด้วย การเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร พ.ศ. 2564
******************************
อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด ข้อ 80(5) และข้อ 111(11) ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ชุดที่ 51 ครั้งที่ 9/2564 เมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2564 ได้มีมติกำหนดระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด ว่าด้วย การเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร พ.ศ. 2564 ดังต่อไปนี้
ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด ว่าด้วย การเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร พ.ศ. 2564”
ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้มีผลบังคับใช้ ตั้งแต่วันถัดจากที่ประชุมมีมติถือใช้ระเบียบนี้ เป็นต้นไป
ข้อ 3 ในระเบียบนี้
“สหกรณ์” หมายถึง สหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด
“สมาชิก” หมายถึง สมาชิกสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะกรรมการดำเนินการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด
“ประธานกรรมการ” หมายถึง ประธานกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด
“ผู้จัดการ” หมายถึง ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจตระเวนชายแดนที่ 24 จำกัด
“เอกสาร” หมายถึง ทะเบียน สมุด บัญชี ข้อมูล สารสนเทศ และเอกสารอื่น ๆ
ข้อ 4 การเก็บเอกสารในระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น ๆ
ข้อ 5 การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ให้เจ้าหน้าที่แยกเอกสารนั้นเป็นเรื่อง ๆ เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้ม พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่อง หรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้มด้วย เอกสารใดซึ่งไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวได้มัดรวมเข้าด้วยกันในหมวดหมู่ที่รวมไว้ที่เดียวกัน พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องประจำหมวดหมู่เสร็จแล้วให้ทำสารบัญเรื่อง หรือแฟ้ม หรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้น ๆ ด้วย เพื่อความสะดวกและความรวดเร็วในการค้นหาเป็นสำคัญ
เมื่อทำการตรวจบัญชีประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารรวบรวมเอกสารที่ทำการตรวจบัญชีแล้วนั้น เก็บไว้ในที่อันปลอดภัย
ข้อ 6 ให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น ๆ หรือเจ้าหน้าที่ที่เก็บรักษาระมัดระวังเอกสารให้อยู่ในสภาพเรียบร้อยและปลอดภัย ถ้าชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้อยู่ในสภาพเดิม หากสูญหายต้องทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้
ข้อ 7 ตามปกติเอกสารจะต้องเก็บไว้มีกำหนดไม่น้อยกว่าสิบปี ส่วนเรื่องที่เก็บไว้ที่เห็นว่าไม่มีประโยชน์หรือเป็นเรื่องธรรมดาสามัญจะเก็บไว้ไม่ถึงสิบปีก็ได้ โดยจำแนกเป็น 5 ประเภท คือ
(1) เอกสารที่มีลักษณะดังต่อไปนี้ให้คงเก็บรักษาไว้ตลอดไป คือ
- ก. หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานของสหกรณ์ตลอดไป เช่น เรื่องที่เกี่ยวกับการจัดตั้งสหกรณ์ ข้อบังคับ ใบสมัครเข้าเป็นสมาชิก ทะเบียนสมาชิก รายงานการประชุม บัญชี และทะเบียนต่าง ๆ หลักฐานการตรวจบัญชี รายงานกิจการประจำปี สถิติต่าง ๆ ตลอดจนหลักฐานหรือเรื่องที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าต่อไป
- ข. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี หรือสำนวนของศาล อัยการ หรือสำนวนของพนักงานสอบสวน
(2) เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี ได้แก่ หลักฐานทางการเงินต่าง ๆ
(3) เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าสามปี ได้แก่ หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินสะสมรายเดือนหนังสือขอลาออกจากสหกรณ์ คำขอกู้และหนังสือกู้เงินกู้สามัญและเงินกู้พิเศษที่ผ่านการเก็บรักษามาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี หลังจากสมาชิกได้ชำระหนี้เสร็จสิ้นแล้ว เป็นต้น
(4) เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าหนึ่งปี ได้แก่ เอกสารประชาสัมพันธ์ เอกสารที่เป็นการแจ้งเวียนให้ทราบ คำขอกู้และหนังสือกู้เงินกู้เพื่อเหตุฉุกเฉินที่ผ่านการเก็บรักษามาแล้วไม่น้อยกว่า 1 ปี หลังจากสมาชิกได้ชำระหนี้เสร็จสิ้นแล้ว เป็นต้น
(5) เอกสารอื่น ๆ ให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น ๆ หรือเจ้าหน้าที่ที่เก็บรักษาเอกสาร นำเสนอคณะกรรมการพิจารณาเป็นคราว ๆ ไป
ข้อ 8 ในปีหนึ่งๆ ให้ผู้จัดการตรวจสอบเอกสารที่สมควรจะทำลาย แล้วยื่นหนังสือต่อคณะกรรมการเพื่อพิจารณา เมื่อเห็นว่าควรทำลายเอกสารได้ให้ตั้งกรรมการคัดเลือกเอกสารและควบคุมการทำลายขึ้นอย่างน้อย 3 คน โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
(1) คัดเลือกเอกสารตามระเบียบว่าด้วยเอกสารเรื่องใดควรทำลายได้
(2) เสนอรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่สมควรทำลายต่อคณะกรรมการดำเนินการเพื่ออนุมัติ
(3) แสดงรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ทำลายได้ และมอบสำเนาให้เจ้าหน้าที่เก็บเพื่อบันทึกในหนังสือเก็บ และบัญชีประจำเรื่องหรือประจำหมวดหมู่ หรือประจำแฟ้ม
(4) ควบคุมการทำลายหรือทำลายด้วยตนเอง การทำลายอาจใช้เครื่องมือ เผา หรือวิธีอื่นใดตามความเหมาะสม
(5) เสนอรายงานผลการปฏิบัติให้คณะกรรมการดำเนินการทราบ และมอบให้เจ้าหน้าที่เก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐานด้วย
ข้อ 9 ในกรณีที่มีปัญหาในการปฏิบัติตามระเบียบนี้ ให้คณะกรรมการเป็นผู้วินิจฉัย ความเห็นของคณะกรรมการถือเป็นที่สุด
ให้ประธานกรรมการ เป็นผู้รักษาการตามระเบียบนี้
ประกาศ ณ วันที่ กรกฎาคม พ.ศ. 2564